Workflow: Auto-Antwort auf Standardfragen (KI-gestützt)

1. Nutzen für den Nutzer

Dieser Workflow beantwortet Standardfragen automatisch per KI. Wiederkehrende Anfragen werden erkannt, kategorisiert und innerhalb von Sekunden beantwortet – ohne manuelles Zutun.

• Sofortige Antworten auf häufige Fragen (Versand, Lieferung, Rückgabe, Produktinfos)
• Weniger Supportaufwand für das Team
• Konsistente und korrekte Antworten – unabhängig vom Mitarbeiter
• Unterstützung in DE/EN und weiteren Sprachen
• Höhere Kundenzufriedenheit durch schnelle Reaktionszeiten

Ergebnis: Das Supportteam bearbeitet nur noch komplexe Fälle – Standardthemen laufen vollautomatisch.

2. Funktionsweise des Workflows

2.1 Eingang der Nachrichten

Der Workflow empfängt eingehende Nachrichten von:

• eBay, Amazon, Kaufland, OTTO
• Shop-Systemen wie Shopify oder WooCommerce
• E-Mail-Postfächern oder Ticket-Systemen

2.2 KI-Intent-Erkennung

Die KI klassifiziert jede Nachricht in eine passende Kategorie:

• Versandstatus
• Lieferzeit
• Rückgabe / Erstattung
• Produktfragen
• Rechnungsanforderung
• Bestelländerung oder Stornierung

2.3 Automatische Antwortgenerierung

Die KI erstellt automatisch eine professionelle, plattformkonforme Antwort:

• Nutzt Bestell- und Produktdaten (Tracking, SKU, Lieferzeiten)
• Personalisierung (Name, Bestellnummer, Produktname)
• Mehrsprachige Antworten je nach Kundenland

Modi:

• Vollautomatischer Versand
• Halbautomatischer Modus mit Freigabe durch Mitarbeiter

2.4 Ausnahmen & Eskalation

Kann die KI die Nachricht nicht eindeutig zuordnen:

• Wird ein Ticket erstellt
• Erhält der Support eine Antwortempfehlung
• Komplexe Fälle werden an den Menschen übergeben

2.5 Versand der Antwort

Die Antworten werden übermittelt über:

• Marktplatz-Messaging-Systeme
• E-Mail
• Helpdesk-Systeme

Alle Interaktionen können protokolliert werden.

3. Zeitersparnis für den Nutzer

Typischer manueller Aufwand für Standardanfragen:

• Nachricht lesen & verstehen: 1–2 Minuten
• Bestell-/Trackingdaten nachschlagen: 1–3 Minuten
• Antwort schreiben & senden: 1–2 Minuten

Gesamt: 3–7 Minuten pro Nachricht

Mit diesem Workflow:

• Aufwand pro Nachricht: 0–1 Minute (nur Ausnahmen prüfen)

Typische wöchentliche Zeitersparnis:

• 50 Anfragen → ca. 3–6 Stunden gespart
• 200 Anfragen → ca. 12–25 Stunden gespart
• 500+ Anfragen → 30–60+ Stunden gespart

Standard-Support wird automatisiert – das Team konzentriert sich auf Fälle, die echte menschliche Entscheidungen benötigen.