Workflow: Wiederbeschaffungsalarm mit Absatzprognose (KI-gestützt)

1. Nutzen für den Nutzer

Dieser Workflow prognostiziert, wann jede SKU voraussichtlich ausverkauft sein wird, und löst rechtzeitig Wiederbeschaffungsalarme aus. Statt auf Out-of-Stock zu reagieren, erhältst du konkrete, handlungsfähige Hinweise wie: „Artikel X geht in 12 Tagen aus.“

• Weniger Out-of-Stock-Situationen und verlorene Verkäufe
• Bessere Einkaufsentscheidungen dank belastbarer Absatzprognosen
• Weniger manuelle Kontrolle von Beständen und Verkaufsreports
• Verbesserter Cashflow durch Vermeidung von Überbestand und toter Ware
• Klare Prioritäten: welche Artikel wann und in welcher Menge nachbestellt werden sollen

Ergebnis: Stabile Verfügbarkeit der Bestseller und weniger hektische Notbestellungen.

2. Funktionsweise des Workflows

2.1 Datensammlung

Der Workflow sammelt alle relevanten Daten je SKU:

• Verkaufshistorie (tägliche / wöchentliche Abverkäufe)
• Aktuelle Bestände je Lager / Standort
• Offene Bestellungen und Wareneingänge (falls vorhanden)
• Saisonale Effekte oder Aktionen (optional)
• Definierte Mindestbestände oder Sicherheitsbestände (falls gepflegt)

2.2 KI-basierte Absatzprognose

Die KI berechnet die zu erwartende zukünftige Nachfrage je SKU:

• Durchschnittlicher Tagesabsatz und aktueller Trend (steigend / fallend / stabil)
• Geglättete Prognosen, um Ausreißer und Einmaleffekte zu reduzieren
• Optional: getrennte Prognosen pro Marktplatz oder Kanal

Auf dieser Basis wird die voraussichtliche Anzahl an Tagen bis zum Lagerleerstand ermittelt. Beispielausgabe: „Artikel X geht in 12 Tagen aus.“

2.3 Wiederbeschaffungslogik

Aus der Prognose leitet der Workflow konkrete Handlungsempfehlungen ab:

• Wann ein Artikel nachbestellt werden sollte (z. B. 20 Tage vor prognostiziertem Out-of-Stock)
• Welche Bestellmenge empfohlen wird (Prognose + Lieferzeit + Sicherheitsbestand)
• Welche Artikel kritisch (rot), warnend (gelb) oder unkritisch (grün) sind

Die Wiederbeschaffungsregeln können definiert werden nach:

• Lieferzeit des Lieferanten
• Mindestbestellmengen
• ABC-Klassifizierung (A-/B-/C-Artikel)

2.4 Alarme & Benachrichtigungen

Sobald eine SKU einen kritischen Schwellwert erreicht, versendet der Workflow Alarme über:

• E-Mail, Slack, Teams oder ähnliche Kanäle
• Tägliche oder wöchentliche Wiederbeschaffungsreports (PDF/CSV)
• Dashboards (z. B. Airtable / Google Sheets) mit allen kritischen Artikeln

Beispielalarm:

„Artikel X (SKU 12345): voraussichtlicher Lagerabgang in 12 Tagen. Empfohlene Nachbestellung: 180 Stück.“

2.5 Übergabe an Einkauf / ERP

Die empfohlenen Bestellmengen können:

• In Einkaufslisten (Airtable, Google Sheets, ERP-Export) zurückgeschrieben werden
• Als CSV für den Import in ERP- oder WMS-Systeme bereitgestellt werden
• Optional direkt zur Vorbefüllung von Bestellvorschlägen genutzt werden

3. Zeitersparnis für den Nutzer

Typischer manueller Aufwand für Bestandskontrolle & Wiederbeschaffung:

• Bestand & Verkäufe je SKU prüfen: 1–3 Minuten
• Tage bis Out-of-Stock grob schätzen: 1–2 Minuten
• Bestelllisten erstellen & priorisieren: 2–5 Minuten (pro Lieferant / Warengruppe)

Gesamt: leicht 3–8 Minuten pro SKU pro Planungszyklus

Mit diesem Workflow:

• Aufwand pro SKU: 0–1 Minute (nur Alarme prüfen und Bestellungen freigeben)

Typische wöchentliche Zeitersparnis:

• 100 aktive SKUs → ca. 5–10 Stunden gespart
• 500 SKUs → ca. 25–40 Stunden gespart
• 1.000+ SKUs → 50+ Stunden gespart

Wiederbeschaffung wird von reaktiver „Feuerwehrarbeit“ zu vorausschauender, datengetriebener Planung mit minimalem manuellen Aufwand.